DEE-P ONLINE dans ve müzik okulları, yoga ve pilates stüdyoları ve spor salonları için özel olarak bu kurumların ihtiyaçlarına yönelik geliştirilen ağ tabanlı bir otomasyon yazılımıdır.
Sizi ofisinizi kaplayan yüzlerce sayfa üye kayıt formları, yoklama listeleri, tüm verileri elle girdiğiniz excel tablolarından kurtararak sadece bir kaç tıklama ile kurumunuz ile ilgili tüm işlemleri yapmanızı sağlar.
Size sadece zaman kazandırmakla kalmaz, sürekli olarak kontrol etmek zorunda olduğunuz üye ödeme zamanları, devam - devamsızlık gibi konuları sizin yerinize kontrol eder ve gerektiğinde hatırlatma mesajları göndererek hiç bir şeyin gözünüzden kaçmamasını sağlar.
Üye sayılarını, eğitmene, branşa, cinsiyete ve yaş aralıklarına göre üye dağılımlarını ve daha bir çok istatistiki veriyi güncel ve aylık grafiklerle görmenizi sağlar.
Sistemde yapılan tüm işlemlerin detaylı açıklamaları ile kaydı tutulur ve günlük ya da istediğiniz tarih aralıklarında bu kayıtları görüntülemenizi sağlar. Kurumunuzda geçmiş dönemlerde neler yapılmışsa hepsi 7 / 24 elinizin altında bulunur.
Üye bazlı çalışan tüm kurumlar üyelerinden belirli periyotlarda ödeme almaktadırlar. Bu bazen üyenin kayıt seçeneğine bazen de sınıfın durumuna göre değişiklik gösterebilir. Örneğin spor salonları genellikle yıllık ya da 6 aylık periyotlarla üye kaydı yaparken dans okulları daha kısa periyotlarda (aylık / 3 aylık) ya da ders başı ödeme seçeneklerini üyelerine sunmaktadırlar.
Tüm farklı kurumlar ve üye durumları göz önüne alındığında neredeyse sınırsız opsiyon meydana gelmektedir. Sistemin kolay kullanılabilir olması için tüm bu opsiyonları tek bir işlem altında birleştirdik : Kredi Sistemi.
Üye kuruma ödeme yaptığında ödeme periyodu kaç dersi kapsıyorsa o kadar kredi üyenin hesabına işlenir. Örneğin haftada 1 gün olan bir ders için 1 aylık ödeme yapan bir üyeye 4 kredi ya da haftada 2 gün olan bir sınıf için 3 aylık ödeme yapan bir üyeye 24 kredi eklenir.
Üye katıldığı ya da mazeretsiz olarak katılmadığı her ders için bir kredi kaybeder. Sistem 'Üyeler' bölümünde tüm üyeleri kredi sayılarına göre azdan çoğa doğru sıralar ve kaç üyenin ödeme zamanının geldiğini görmenizi sağlar.
Sisteme dilediğiniz kadar üye kaydedebilir, kayıtlı üye bilgilerini düzenleyebilir, kayıt dondurabilir, kayıt kapatabilir, üye kredi bilgilerini görüntüleyebilir ve kurumunuzdaki aktif branşlar için ön kayıt alabilirsiniz. Bir üye birden fazla sınıfa kaydedilebileceği gibi kayıt kapatma durumunda üyenin tüm bilgileri sistem tarafından saklanır. Kaydı kapatılan üyelerin bilgilerine 'Arşiv' bölümünden ulaşabilir ve kayıt yenileme işlemi yapabilirsiniz.
Eğer herhangi aktif branştaki ön kayıt sayısı, o branş oluşturulurken seçilen 'Branş Ön Kayıt Sayısı' miktarına ulaşırsa sistem sizi bu konuda uyaracaktır.
Verilerinizi yedeklemek isterseniz tüm üyelerinizin olduğu listeyi üye bilgileri ile birlikte Excel tablosu olarak bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
Sistem üzerinde üyelerinizden aylık ya da belirli bir periyot için yapılan ödemeler, özel ders ödemeleri ve gerekli olduğu durumda para iade işlemleri gibi işlemler yapabilirsiniz. Yapılan tüm işlemler aynı gün için kasa defterine işlenir ve 'Muhasebe' bölümünden istenildiği zaman detaylı olarak kontrol edilebilir.
Üye kuruma ödeme yaptığında, sistem otomatik olarak üyenin kayıtlı e-posta adresine ödemenin kurum tarafından alındığına dair bir e-posta gönderir. Bu da ileride yaşanması muhtemel bir çok sorunun önüne geçmenizi sağlar.
Sistemde aktif branşlarınız için dilediğiniz kadar sınıf oluşturabilir, aktif sınıfların branş ve eğitmenlerini düzenleyebilir, oluşturulan her sınıf için istediğiniz kadar gün/saat/salon belirleyebilir veya sınıfı kapatabilirsiniz. Sınıf listelerinde üyelerin kayıt durumunu ve kredi bilgilerini görüntüleyebilirsiniz. Bir sınıfa istenilen zamanda yeni üye ekleyebilir ya da çıkarabilirsiniz.
Sınıflar için yoklama girişlerini bu bölümden yapabilir yoklama listelerini görüntüleyebilirsiniz.
Verilerinizi yedeklemek isterseniz sınıf listelerini üye bilgileri ile birlikte Excel tablosu olarak bilgisayarınıza indirebilirsiniz.
Şüphesiz yoklama işlemi kurumunuzun işleyişinin en önemli adımlarından bir tanesidir. Sistemde bulunan gelişmiş yoklama takip sistemi ile her sınıfın yoklamasını detaylı şekilde alabilir, ders iptali yapabilir ve istenilen tarih aralığında yoklama listelerini görüntüleyebilirsiniz. Yoklama listeleri Excel formatında bilgisayara kaydedilebilir.
Bir sınıf için yoklama girişini istediğiniz tarih için yapabilir, yoklama listesi ekranından daha önce girilmiş yoklamalar üzerinde değişiklik yapabilir veya o yoklama işlemini tamamen silebilirsiniz. Bu düzenleme işlemleri sırasında yapılan tüm işlemler üye kredilerine yansır.
Detaylı yoklama listesi örneği ekran görüntülerinde yer almaktadır.
DEE-P otomasyonu sizi kasa defteri tutma yükünden kurtarır. Sistem üzerinde yapılan tüm üye ödemeleri, özel ders ödemeleri, para iadesi işlemleri ve eğitmenlere yapılan ödemeler otomatik olarak kaydedilir ve kasa defterinde günlük olarak görüntülenir. Bunların dışındaki diğer ek gelir ve giderleri (salon kirası, personel yemek vs.) 'Kasa Defteri' bölümünden sisteme kaydedebilirsiniz.
Sistem günlük olarak tüm muhasebe işlemlerini kaydeder. 'Kasa Hareketleri' bölümüden istenilen tarih aralığında yapılan tüm işlemlere detaylı bir şekilde ulaşabilir ve 'Kasa Durumu' sekmesinden gün gün tüm kasa raporlarına ulaşabilirsiniz.
'Kasa Durumu' ve 'Kasa Hareketleri' yalnızca sistem yöneticileri tarafından görüntülenebilir.
Sistem tüm üye ödemelerini ödeme hangi sınıf için yapılmışsa o sınıfın eğitmeninin hesabına eğitmen oluşturulurken belirlenen hakediş yüzdesi oranında işler. Benzer şekilde özel ders ödemeleri de yine eğitmen oluşturulurken belirlenen özel ders yüzdesi oranında dersi yapan eğitmenin hesabına işlenir.
Kurumunuzda çalışan tüm eğitmenlerin güncel ve istenilen tarih aralığında elde ettikleri toplam hakediş miktarını detaylı olarak görebilirsiniz ve eğitmenlere yapılan ödemelerin girişlerini yapabilirsiniz.
'Eğitmen Ödemeleri' yalnızca sistem yöneticileri tarafından görüntülenebilir.
Sistem kurumun gidişatını takip edebileceğiniz aşağıdaki istatistiki verileri size sunar:
GÜNCEL İSTATİSTİKLER
Toplam Üye Sayısı
Branşlara Göre Üye Dağılımı (Sayısal ve Yüzdesel)
Eğitmenlere Göre Üye Dağılımı (Sayısal ve Yüzdesel)
Cinsiyete Göre Üye Dağılımı (Sayısal ve Yüzdesel)
Yaş Aralıklarına Göre Üye Dağılımı (Sayısal ve Yüzdesel)
AYLIK İSTATİSTİKLER
Toplam Üye Sayıları
Eğitmenlere Göre Toplam Üye Sayıları
Branşlara Göre Toplam Üye Sayıları
Branşlara Göre Yeni Üye Kazanım Sayıları*
Üye Kazanım Kaynakları**
Cisniyete Göre Toplam Üye Sayıları
Yaş Aralıklarına Göre Toplam Üye Sayıları
* Bu istatistiki veri bulunduğunuz bölgede hangi branşın hangi dönemlerde daha çok talep gördüğü ile ilgili size fikir vermek amacıyla oluşturulmuştur.
** Sistem üzerindeki üye kayıt formunda 'Bize Naslı Ulaştınız?' sorusu yer alır. Bu bölümde Sosyal Medya, Arkadaş Tavsiyesi, Google Araması, Dergi/Gazete/Billboard Reklamları ve Diğer olmak üzere 5 seçenek yer alır. Üye kayıtları esnasında toplanan bu istatistiki veri hangi dönemlerde hangi mecralara reklam yatırımı yapmanız ya da yaptığınız reklam yatırımından nasıl bir geri dönüş aldığınız konusunda size fikir vermek amacıyla oluşturulmuştur.
Üyeleriniz ve eğitmenlerinizin doğum günlerinde size hatırlatma mesajı gönderir.
Üyelerin kredi durumlarını kontrol eder. Her hafta kredisi biten üyeler ile ilgili size hatırlatma mesajı gönderir. Sizi tek tek tüm üyelerin ödeme ve kredi bilgilerini kontrol etme zahmetinden kurtarır.
Üyelerin derse devam durumlarını kontrol eder. Eğer bir ya da daha fazla üye üst üste 2 ya da daha fazla kez mazeretsiz olarak derse katılmamışsa bu üyelerin devamsızlık bilgileri ile ilgili size bilgilendirme mesajı gönderir.
Tüm sınıfların yoklama listelerini kontrol eder. Eksik yada hatalı yoklama girişi varsa size bilgilendirme mesajı gönderir. Bu sayede üye kredi hesaplamalarında oluşabilecek hataları ortadan kaldırmanıza yardımcı olur.
Ön kayıt sayılarını kontrol eder. Eğer aktif bir branşda, branş oluşturulurken belirlenen 'Branş Ön Kayıt Uyarı Sayısı' adedinde ön kayda ulaşılırsa sizi bu durumdan haberdar eder. Bu sayede hiç vakit kaybetmeden yeni sınıflar oluşturmanıza yardımcı olur.
Her ay başı bir önceki ayın ön kayıt işlemlerini kontrol eder. Bu ön kayıtlardan kaç tanesinin kesin kayda çevirilebildiği ve kaç tanesinin kaybedildiğiyle ilgili branş branş bir istatistik oluşturur ve size bu istatistiğin yer aldığı bir bilgilendirme mesajı gönderir.
Üyeliğinizin yenileme tarihine yaklaştığınızda size hatırlatma mesajı gönderir ve sisteminizi kesintiye uğramadan kullanmanız konusunda size yerdımcı olur.
Dahili mesaj sistemi, akıllı asistanın sizinle iletişim alanıdır. Bu sistem sizin dışarıya mesaj gönderip almanızı sağlamaz. Yalnızca akllı asistan tarafından gönderilen sistem ile ilgili hatırlatma, bilgilendirme, güncelleme ve istatistik mesajlarını görüntülemenizi sağlar. Mesaj sisteminde aşağıdaki tip mesajlar yer alır:
Üye Doğum Günü Hatırlatma Mesajı
Eğitmen Doğum Günü Hatırlatma Mesajı
Ön Kayıt Sayısı Bilgilendirme Mesajı
Üye Kredi Bilgilendirme Mesajı
Üye Devamsızlık Bilgilendirme Mesajı
Eksik Yoklama Bilgilendirme Mesajı
Hatalı Yoklama Bilgilendirme Mesajı
Ön Kayıt - Kayıt İstatistiği Mesajı
Sistem Aktivasyon Süresi Hatırlatma Mesajı
Sistem Güncelleme Bilgilendirme Mesajı
